1. 管理サポート:

• 重役のカレンダーを管理し、会議のスケジュールを設定し、出張手配を調整します。
• 電話、メール、および問い合わせを精査し、必要に応じて重役に代わって対応します。
• 会議用の書類、報告書、プレゼンテーションを準備し、整理します。
• コミュニケーションや文書を作成し、校正します。

2. 見積もり準備と調達:

• 太陽エネルギーおよび建設業界のクライアント向けに見積もりを作成、送信、および追跡します。
• ベンダーの選定、競争入札の取得、契約の交渉を通じて調達プロセスをサポートします。
• 注文、配送、および請求書の記録を維持し、調達文書の正確性を確保します。

3. 財務サポート:

• 財務報告、予算管理、および経費管理を支援します。
• 請求書処理と支払いスケジュールについて財務チームと協力します。
• 財務書類の正確性を確保し、月次および四半期ごとの財務レビューを支援します。

4. 業界特有の知識:

• あなたの知識を活用して、業界特有のプロジェクトやタスクをサポートします。
• 調達および財務のタスクが業界の規制やベストプラクティスに沿っていることを確保するために、関連部門と協力します。

5. プロジェクト管理:

• プロジェクトの進捗を監督および監視し、締め切りが守られるようにします。
• 太陽エネルギーまたは建設に関連するさまざまなプロジェクトで、クロスファンクショナルチームの調整を支援します。

6. クライアントおよびステークホルダーとの関係:

• クライアントおよびベンダーの連絡窓口として、円滑なコミュニケーションを確保し、問い合わせや問題の対応を行います。

1. 学歴: 経営学、金融、または関連分野の学士号。
2. 経験: 購買と財務に関する経験を有するエグゼクティブアシスタントとしての3～5年の経験。
3. スキル:

Excelの高度なスキル

• オフィスソフトウェア（例: Microsoft Office Suite、Google Workspace）やコミュニケーションツール（例: Slack、Zoom）に対する熟練度。
• 優れた組織力、マルチタスク能力、およびプロジェクト管理能力。
• 財務書類の作成と分析能力。
• 購買プロセスおよびサプライヤー交渉に関する知識。